経理効率化

消耗品費と事務用品費のちがい【使い分けは必要なのか?】

先日、自身の帳簿づけをしているとき、これって消耗品費やったかな?事務用品費やったかな?となってしまいました。

結果的に消耗品費だったわけですが、ムダな時間(ほんの一瞬でしたが)を過ごしてしまったなと。

なにがムダなんだ?

と思われるかもしれませんが、ムダな時間というのは、自分の帳簿づけのルールを確認した時間。

消耗品費と事務用品費をちゃんと使い分けろという会計基準や税法なんかないので、どっちでもよかったわけですが、自社で一度決めたルールを継続して帳簿づけするということは大事です。

ですので、過去に自分はどう帳簿づけをしていたかの確認をしたわけです。

こういうムダな時間を過ごしたあと、「使い分け」というルールをあえて失くしてしまうことも経理効率化のひとつだなと感じました。

経理効率化って、クラウド会計やお金のかかる最新の便利ツールを導入したりするイメージが強いですが、こういった作業の見直しは見落としがちです。

今回は、消耗品費と事務用品費を題材にした経理の効率化を考えてみたいと思います。

消耗品費と事務用品費はなんでわかれているのか

はっきりとはわかりません笑

でも、おそらく、会計ソフトで初期設定された勘定科目なので、なんとなく「使わないといけないのかな?」といったかんじで、みなさん使い分けてしまっているのではないでしょうか。

たとえば、いままでなにも気にせず、ボールペンを消耗品費処理していたところ、事務用品費というどんぴしゃの科目が目に入れば、「こっちや~ん」ってポチっとしてしまう気持ちは理解できます。

こういったことを繰り返していると、どっちで処理したら良いか微妙なパソコンなんかでてきたときに迷ってしまうわけです。

では、そもそも消耗品費とは?事務用品費とは?を簡単に確認したいと思います。

消耗品費とは?事務用品費とは?

名前のとおりなので簡単に。

はてな

  • 消耗品費…金額は10万円未満で、使い捨てになるようなモノについて支出した費用
  • 事務用品費…消耗品費のうち、事務用品に関連するモノについて支出した費用

ほぼ一緒でしょ?

ちがいは、事務用品に関連するものか否か。

イメージとして、大区分の消耗品費のなかに、小区分の事務用品費があるというかんじ。

事務用品費が毎期、毎年、目立った金額にはならないと思いますし、経営判断に重要な影響を及ぼすほどの存在ではないはず。

であれば、消耗品費でまとめてしまってはいかがでしょうか。

でも、事務用品でいくら使ったのか確認できるようにしておきたいんです…

このような方は、freeeであれば品目に「事務用品」をつくってしまえばOK。

品目でタグづけすれば、事務用品でいくら使ったのか確認できます。

消耗品費と事務用品費の使い分けを継続したい方へ

いままで使い分けてきたんだし、これからも使い分けたいなという方もいらっしゃるでしょう。

そんな方は、内容や金額でまどわされず、使い分けのルールを明確にし、継続処理できるように工夫してみてはいかがでしょうか。

内容や金額でまどわされない

アルコール消毒スプレー、掃除用品、観葉植物などの備品類であれば、迷わず消耗品費で処理する方が多いでしょう。

事務用品費についても、文房具やコピー用紙、インクカートリッジ、印鑑、ファイル、クリップなどであれば迷いません。

しかし、迷いというのはいつでも起こります。

9万円のプリンターを買いました。
3万円の事務机と1万円のイスはどっちが適切?

PC関連機器や事務机はどっちだ?って迷う方も多いのではないでしょうか。

わたしはどっちでも正解だと思います。

要するに、会社で決めた使い分けのルールを継続すればいいんです。

継続処理できるような工夫

「うちの会社では、経理で必要なものだけ事務用品費とする」と決めるのも良いでしょう。

また、購入先や決済方法などで区分するのも良いかもしれません。

たとえば、アマゾンで買うものはすべて消耗品費、アスクルで買うものはすべて事務用品費で処理する。

この場合、各購入先で買って良いものとダメなものの区分が必要になりますが、ひとつの工夫としてはアリでしょう。

また、クレジット決済で購入するものは、消耗品費で、電子マネーで購入するものは事務用品費とルール作りをすることも良いでしょう。

逆に面倒じゃない?と思われるかもしれません。

ですが、カード明細に会議費や交際費、旅費交通費などいろいろな経費が混在するなかで、さらに消耗品費と事務用品費を分ける手間を考えれば、ルール作りを先にしておいた方がラクではないでしょうか。

消耗品費の効率的な経理処理

さて、大区分の消耗品費のなかに、小区分の事務用品費があり、会計基準や法律で使い分ける必要がないので、勘定科目は消耗品費でまとめてしまってOKといいました。

めんどうな方は、これでOKだと思います。

ただ、やっておいたほうが効率的なことがあります。

それは申告時の準備。

青色申告を選択している中小企業者は、30万円未満の固定資産であれば年間300万円までは経費にできるのですが、これを適用するためには、明細書を添付しなければなりません。

この明細書を記載するために、10万円以上30万円未満の固定資産に該当するモノは、補助科目なり品目で分けて集計できるようにしておいたが良いでしょう。

これをやっておくと、償却資産税の申告でも参考にできるので効率的です。

まとめ

消耗品費と事務用品費は、会社やご自身で分ける必要がないと判断すれば、まとめて消耗品費で処理しても問題ありません。

消耗品費でまとめる場合は、申告作業で必要な業務を想定した経理処理を心がけるのが効率的です。

また、使い分けをしたい方は、ルール作りと、それを継続処理できるような工夫をしてみましょう。

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